Note de frais : règles 2026, modèle et remboursement

Plafonds et textes vérifiés le 01/08/2026
Par Antoine Rivel · mis à jour le 1^er août 2026

La note de frais est le document par lequel un salarié demande le remboursement des dépenses qu'il a avancées pour son employeur : repas, hôtel, transport, carburant, péage. Aucun texte n'impose de formulaire type, mais trois conditions cumulatives commandent tout le reste : la dépense doit être professionnelle, proportionnée et justifiée. Si elles sont remplies, le remboursement échappe aux cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. Sinon, l'URSSAF le requalifie en complément de salaire — et le redressement porte sur trois années. Les plafonds de repas ont été relevés au 1^er janvier 2026 : 21,40 € au restaurant en déplacement, 10,40 € hors des locaux, 7,50 € sur le lieu de travail.

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Ce qu'est une note de frais — et ce qu'elle n'est pas

Une note de frais est une demande de remboursement, pas un élément de rémunération. C'est toute la différence de traitement : le salaire supporte cotisations et impôt, le remboursement de frais professionnels en est exonéré tant qu'il reste dans les limites fixées par l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels, revalorisées chaque 1^er janvier. L'employeur ne peut pas s'y soustraire : les frais engagés pour les besoins de l'activité professionnelle doivent être remboursés, sans imputation sur la rémunération. Deux modalités coexistent :

• Le remboursement au réel — le salarié avance, remet ses justificatifs, se fait rembourser à l'euro près. C'est le régime de la note de frais proprement dite.
• L'allocation forfaitaire — une somme fixe versée sans justificatif de dépense, exonérée uniquement dans la limite des barèmes URSSAF (voir plus bas). L'employeur doit tout de même prouver les circonstances de fait : déplacement réel, horaires, lieu.

Trois documents se complètent et ne se remplacent pas : l'ordre de mission autorise le déplacement avant le départ, la note de frais justifie les dépenses après le retour, et le barème kilométrique chiffre l'usage du véhicule personnel. C'est leur concordance — mêmes dates, mêmes lieux — qui rend un dossier solide en contrôle.

Les mentions obligatoires, ligne par ligne

Aucun modèle réglementaire n'existe. Les mentions ci-dessous sont celles sans lesquelles une note se discute en contrôle : elles reprennent ce que l'URSSAF et l'administration fiscale cherchent à vérifier, c'est-à-dire le caractère professionnel de la dépense et son montant exact.

Les justificatifs exigés (et leur conservation)

Règle de base : un justificatif original par ligne. Facture, note de restaurant, note d'hôtel, billet de transport, reçu de péage. Un relevé de carte bancaire ne suffit pas : il prouve un paiement, pas la nature ni le caractère professionnel de la dépense.

Un seuil commande la forme du document : 150 € HT. En dessous, une facture simplifiée suffit — date, identité du fournisseur, désignation de la prestation, montant HT, taux et montant de TVA, total TTC. Au-delà, l'administration exige une facture complète mentionnant le nom et l'adresse de l'entreprise cliente (article 242 nonies A de l'annexe II au CGI). Dans la restauration, il est admis que le client renseigne lui-même son identification dans l'espace réservé à cet effet sur la note — mais la déduction de TVA reste subordonnée à ce que cette identification figure bien sur le document (BOFiP, BOI-TVA-DED-40-10-10).

Côté durée d'archivage, deux textes se superposent et c'est le plus long qui s'impose en pratique :

• 6 ans — article L. 102 B du Livre des procédures fiscales, délai de reprise de l'administration fiscale.
• 10 ans — article L. 123-22 du Code de commerce, pour les documents comptables et pièces justificatives.
• 3 ans — c'est en revanche le délai de reprise de l'URSSAF (année en cours et trois années civiles précédentes).

La conservation sous forme numérisée est admise depuis l'arrêté du 22 mars 2017, codifié à l'article A. 102 B-2 du LPF : la copie doit être fidèle à l'original en image et en contenu, sans dispositif de retouche, et toute compression doit être sans perte. Autrement dit, une photo de ticket prise correctement et archivée telle quelle a valeur probante — un scan « amélioré » automatiquement, non.

À noter : la réforme de la facturation électronique impose à toute entreprise assujettie à la TVA d'être en capacité de recevoir une facture électronique au 1^er septembre 2026, l'obligation d'émission s'appliquant aux PME et microentreprises au 1^er septembre 2027.

Récupérer la TVA : ce qui passe, ce qui ne passe pas

C'est le poste où l'argent se perd le plus discrètement : la TVA doit être ventilée ligne par ligne, ce qu'un remboursement « au TTC » ne permet plus de faire après coup.

Deux conséquences pratiques : le barème kilométrique n'ouvre aucun droit à déduction (c'est un forfait, pas une facture), et une politique qui rembourse « au TTC sans distinction » laisse mécaniquement la TVA récupérable dans la nature.

Plafonds de repas URSSAF 2026

Ces montants sont des limites d'exonération de cotisations, pas des plafonds de remboursement : l'employeur peut rembourser davantage, mais l'excédent est réintégré dans l'assiette des cotisations, sauf à justifier des frais réellement engagés. Ils ont été relevés au 1^er janvier 2026.

Source : service-public.gouv.fr, actualité du 6 janvier 2026, montants applicables au 1^er janvier 2026 ; barème antérieur fixé par l'arrêté du 4 septembre 2025. Recoupé le 01/08/2026.

Pour un déplacement de plusieurs jours loin du domicile s'applique le régime du grand déplacement : 21,40 € par repas et, pour le logement avec petit déjeuner, 76,60 € par nuit à Paris, dans les Hauts-de-Seine, la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne, 56,80 € dans les autres départements métropolitains — présumé dès 50 km du domicile et 1 h 30 de trajet en transports en commun, pour les trois premiers mois sur un même site (puis −15 % du 4^e au 24^e mois, −30 % au-delà). Le détail figure dans notre guide de l'ordre de mission.

Pour le véhicule personnel, la limite est le barème kilométrique : de 0,529 à 0,697 € par kilomètre pour une voiture, jusqu'à 5 000 km par an, majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques. Le simulateur donne le montant exact à reporter sur la note.

Délais de remboursement et prescription

Trois délais différents, régulièrement confondus.

Le délai de remboursement par l'employeur n'est pas fixé par la loi. Il résulte de l'usage de l'entreprise, d'un accord ou de la politique de frais : le plus souvent, la note validée avant la clôture de paie est remboursée avec le salaire du mois suivant.

L'employeur peut, lui, imposer un délai de remise des justificatifs par note de service — quinze jours après le retour, par exemple. Un salarié qui remet ses justificatifs six mois plus tard s'expose à un refus, dès lors que la règle interne était connue et raisonnable.

La prescription est de deux ans, pas de trois. Le remboursement de frais professionnels n'étant pas un salaire, il échappe à la prescription triennale de l'article L. 3245-1 du Code du travail et relève de la prescription biennale des actions portant sur l'exécution du contrat de travail (article L. 1471-1) : la Cour de cassation l'a jugé pour des indemnités de transport le 20 novembre 2019 (Cass. soc., n° 18-20.208).

Les six erreurs qui coûtent cher

1. Rembourser sans justificatif « parce que le montant est petit ». L'URSSAF ne raisonne pas au montant mais à la preuve : un forfait versé sans justificatif de circonstance est réintégré dans l'assiette, majorations comprises.
2. Produire les justificatifs trop tard. La Cour de cassation a jugé le 25 juin 2026 que les pièces justifiant des indemnités de panier doivent être communiquées pendant le contrôle ou la phase contradictoire, et ne peuvent pas être produites pour la première fois devant le juge (Cass. 2^e civ., n° 24-10.653). Un classement approximatif ne se rattrape plus au contentieux.
3. Cumuler deux dispositifs pour le même repas — titre-restaurant et indemnité de repas le même jour, ou forfait et remboursement au réel.
4. Rembourser au TTC sans ventiler la TVA. La TVA récupérable non identifiée est perdue, et l'erreur se répète chaque mois.
5. Oublier la puissance fiscale sur les kilomètres. Sans elle, le montant au barème n'est pas vérifiable.
6. Confondre trajet domicile-travail et déplacement professionnel. Le premier relève d'autres dispositifs (abonnements de transport, forfait mobilités durables), pas de la note de frais au barème.

Questions fréquentes

Quelles sont les mentions obligatoires d'une note de frais ?

Aucun formulaire type n'est imposé. En pratique : identité et fonction du salarié, date et nature de chaque dépense, objet professionnel, lieu ou bénéficiaire, montants HT / TVA / TTC, numéro du justificatif, total et signatures. Ce sont ces éléments qui permettent de prouver le caractère professionnel en contrôle.

Quel est le plafond des frais de repas en 2026 ?

21,40 € au restaurant en déplacement, 10,40 € hors des locaux sans restaurant, 7,50 € sur le lieu de travail, depuis le 1^er janvier 2026. Ce sont des limites d'exonération, pas des plafonds de remboursement.

Peut-on récupérer la TVA sur une note de frais ?

Sur les repas, les péages, le stationnement et le carburant (80 % pour un véhicule de tourisme), oui. Sur l'hébergement des salariés et dirigeants et sur les transports de personnes (train, avion, taxi), non.

Combien de temps conserver les justificatifs ?

Six ans au titre du Livre des procédures fiscales, dix ans au titre du Code de commerce pour les pièces comptables. La copie numérisée est admise si elle est fidèle à l'original (arrêté du 22 mars 2017).

L'employeur peut-il refuser une note de frais ?

Il peut refuser une dépense sans caractère professionnel, disproportionnée, non justifiée, ou remise hors du délai fixé par une note de service connue du salarié. Il ne peut pas refuser une dépense professionnelle régulièrement engagée et justifiée.

Sources de cette page

• Service-public.gouv.fr — relèvement des seuils d'exonération des indemnités de frais de repas, publié le 6 janvier 2026 — consulté le 01/08/2026
• Arrêté du 4 septembre 2025 relatif aux frais professionnels déductibles (Légifrance) — consulté le 01/08/2026
• URSSAF — les frais professionnels — recoupé sur deux sources le 01/08/2026
• BOFiP, BOI-TVA-DED-40-10-10 — exclusions du droit à déduction — consulté le 01/08/2026
• Arrêté du 22 mars 2017 — numérisation des factures papier, article A. 102 B-2 du LPF — consulté le 01/08/2026
• Cass. soc., 20 novembre 2019, n° 18-20.208 — prescription biennale des frais professionnels — consulté le 01/08/2026
• Cass. 2^e civ., 25 juin 2026, n° 24-10.653 — justificatifs à produire pendant le contrôle URSSAF — relevé le 01/08/2026

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Antoine Rivel — signature éditoriale de la rédaction voyage-affaire.com. Douze ans travel manager d'une ETI industrielle. Chaque montant publié ici est vérifié au texte officiel — URSSAF, BOFiP, Légifrance — avant publication : notre méthode. · Mis à jour le 1^er août 2026 · Un montant périmé, une erreur ? Écrivez-nous, la page sera corrigée et re-datée.